Заявки
Как сотрудники создают заявки и как по ним ведется работа внутри активности.
Заявки — это сервис для внутренних обращений сотрудников по готовым шаблонам.
Для чего нужен раздел
Он нужен во всех случаях, когда вопрос должен пройти официальный маршрут, а не потеряться в переписке.
Через заявки удобно:
- просить согласование;
- отправлять кадровые обращения;
- оформлять внутренние запросы;
- передавать структурированную информацию по шаблону;
- отслеживать статус обращения после отправки.
Что пользователь видит в разделе
Внутри обычно есть:
- список своих заявок;
- поиск;
- фильтр по датам;
- фильтр по статусу;
- сортировка;
- кнопка создания новой заявки;
- карточки уже отправленных обращений.
Как создать заявку
Шаг 1. Нажмите создание
Для начала сотрудник открывает раздел и выбирает создание новой заявки.
Шаг 2. Выберите шаблон
Заявка всегда начинается с шаблона. Именно он определяет:
- какие поля нужно заполнить;
- какие данные обязательны;
- по какому маршруту пойдет обращение;
- кто будет принимать решение.
Шаг 3. Заполните форму
В зависимости от шаблона внутри могут быть:
- текстовые поля;
- даты;
- числа;
- выбор вариантов;
- файлы и вложения;
- поясняющие комментарии.
На этом этапе важно не просто “заполнить что-то”, а передать достаточно информации для согласования.
Шаг 4. Проверьте данные
Перед отправкой лучше убедиться:
- все обязательные поля заполнены;
- даты и суммы указаны верно;
- приложены нужные документы;
- комментарий понятен без дополнительных пояснений.
Шаг 5. Отправьте заявку
После отправки она попадает в общий процесс и получает статус.
Как отслеживать заявку после отправки
Обычно сотрудник возвращается в список заявок, чтобы посмотреть:
- принята ли заявка;
- ожидает ли она согласования;
- отклонена ли;
- нужно ли что-то уточнить.
Карточку заявки стоит открывать каждый раз, когда нужно проверить подробности или историю движения.
Когда лучше использовать заявки, а не чат
Заявку лучше оформлять, если:
- нужен официальный маршрут;
- важно хранить историю решения;
- обращение требует согласования;
- в форме есть обязательные поля;
- по итогам должен быть понятный статус.
Если же вопрос решается одним сообщением и не требует фиксации, обычно удобнее мессенджер.
С чем заявки связаны чаще всего
Заявки часто работают вместе с:
- Согласованием заявок — для тех, кто принимает решение;
- Документами — если нужно приложить файл или подписанный материал;
- Отпусками — если вопрос касается планирования дат;
- Профилем — если обращение связано с сотрудником и его данными.
Практический совет
Заполняйте заявку так, будто человек, который ее будет согласовывать, не сможет задать вам уточняющий вопрос сразу. Тогда обращение пройдет быстрее и без возврата на доработку.