Практические материалы по запуску и развитию

В разделе мероприятий руководитель может заранее отмечать рабочие и выходные дни для сотрудников. Это удобно, когда нужно быстро скорректировать график без ручной правки каждой смены по отдельности.

Для чего нужен этот сценарий

Через мероприятия обычно решают такие задачи:

• назначают сотруднику дополнительный рабочий день;
• отмечают внеплановый выходной;
• оформляют особый день для части команды;
• массово задают день для всех подчиненных сразу;
• оставляют пояснение, почему день изменен.

Такой сценарий полезен, когда график меняется не на уровне ставок и расписания навсегда, а под конкретную ситуацию.

Где это настраивается

Руководитель открывает раздел мероприятий в управлении. Там видно:

• список уже созданных мероприятий;
• поиск;
• сортировку;
• фильтр по дате;
• кнопку добавления нового мероприятия.

В списке сразу видно, какой это день:

• рабочий;
• выходной.

Как создать мероприятие

Шаг 1. Откройте раздел мероприятий

Перейдите в мероприятия и нажмите кнопку добавления.

Откроется форма создания нового события для графика.

Шаг 2. Выберите тип дня

В верхней части формы выбирается один из двух вариантов:

• Рабочий день;
• Выходной день.

Это главный выбор в форме, потому что именно он определяет, как система будет трактовать этот день дальше.

Шаг 3. Укажите дату

Выберите дату мероприятия.

Обычно сюда ставят конкретный день, который нужно изменить для сотрудника или команды:

• рабочая суббота;
• внеплановый выходной;
• перенос смены;
• день отработки;
• день, когда офис или объект работает в особом режиме.

Шаг 4. Выберите участников

После даты можно выбрать сотрудников, которых затронет это мероприятие.

Здесь есть важное правило:

• если участники выбраны, мероприятие применяется только к ним;
• если никто не выбран, мероприятие будет затрагивать всех подчиненных руководителя.

Это удобно для массовых изменений, когда не хочется отмечать каждого вручную.

Шаг 5. Добавьте комментарий

В комментарии лучше сразу написать, почему день изменяется. Например:

• Рабочая суббота из-за инвентаризации
• Выходной в связи с переносом смен
• Дополнительный рабочий день для монтажной бригады

Комментарий потом помогает быстро понять логику изменения, если к событию вернутся позже.

Шаг 6. Сохраните мероприятие

После сохранения мероприятие появляется в списке.

Руководитель сразу может:

• найти его по дате;
• открыть подробности;
• проверить участников;
• убедиться, что выбран правильный тип дня.

Что можно посмотреть после создания

В карточке или в деталях мероприятия обычно видно:

• кто его создал;
• когда оно было создано;
• какой тип дня выбран;
• кого оно затрагивает;
• комментарий.

Если событие создано для всей команды, это тоже можно быстро понять по составу участников или по логике назначения.

Когда стоит создавать отдельные мероприятия

Лучше создавать отдельное мероприятие, если:

• у разных сотрудников разные причины изменения дня;
• часть команды работает, а часть отдыхает;
• рабочие и выходные дни меняются на разные даты;
• по каждому изменению нужен отдельный комментарий.

Так проще поддерживать порядок и потом разбираться в истории изменений.

Когда лучше использовать одно общее мероприятие

Одно общее мероприятие удобно, если:

• правило одинаковое для всей команды;
• вся смена выходит в один дополнительный день;
• всем подчиненным нужно назначить единый выходной;
• не требуется делить людей на группы.

Это экономит время и уменьшает вероятность ошибок.

Как удалить или отменить мероприятие

Если мероприятие создали по ошибке или оно стало неактуальным, руководитель может удалить его из списка.

Перед удалением стоит проверить:

• выбрана ли правильная дата;
• не относится ли событие к уже прошедшему дню;
• все ли участники были указаны верно.

Если ошибку заметили быстро, проще удалить мероприятие и создать новое, чем пытаться объяснять команде, какое из двух событий считать правильным.

Практический пример

Допустим, в субботу часть сотрудников выходит на инвентаризацию.

В этом случае руководитель:

1. открывает мероприятия;
2. создает новый Рабочий день;
3. выбирает нужную субботу;
4. отмечает только тех сотрудников, кто действительно выходит;
5. пишет комментарий, например Инвентаризация склада;
6. сохраняет событие.

После этого в системе фиксируется отдельный рабочий день именно для выбранной группы сотрудников.