Заполнение объяснительных сотрудником
Как сотрудник отправляет объяснение по опозданию, раннему уходу или отсутствию.
Объяснительная помогает сотруднику сразу зафиксировать причину опоздания, раннего ухода или отсутствия, чтобы руководитель видел ситуацию не только по цифрам времени, но и по контексту.
Когда сотруднику нужна объяснительная
Обычно ее отправляют, если:
- было опоздание;
- пришлось уйти раньше;
- произошел прогул или отсутствие;
- по смене есть отклонение, которое нужно пояснить руководителю.
Объяснение особенно важно, если руководитель потом будет разбирать дисциплинарную ситуацию или проверять, насколько причина была уважительной.
Какие варианты объяснений бывают
Сотрудник может отправить обоснование по трем основным случаям:
- опоздание;
- ранний уход;
- отсутствие.
Приложение подсказывает тип объяснения прямо в заголовке формы.
Как заполнить объяснительную
Шаг 1. Откройте форму объяснения
Обычно сотрудник попадает в нее из сценария, связанного с текущей сессией, нарушением или карточкой рабочего дня.
На экране сразу видно, по какому именно случаю создается объяснение.
Шаг 2. Опишите причину
В основном поле нужно написать понятное текстовое пояснение.
Лучше, если текст сразу отвечает на три вопроса:
- что произошло;
- почему это произошло;
- как это повлияло на рабочее время.
Хорошее объяснение обычно короткое, но конкретное.
Шаг 3. При необходимости приложите голосовое пояснение
Если текста недостаточно, можно прикрепить голосовую запись.
Это удобно, когда:
- сотруднику проще объяснить ситуацию голосом;
- обстоятельства сложнее, чем один короткий текст;
- нужно быстро дать развернутое пояснение без длинного набора.
Голосовую запись можно удалить и записать заново до отправки.
Шаг 4. Отправьте объяснение
После отправки система сохраняет объяснительную и передает ее руководителю.
Сотрудник увидит экран с подтверждением, что обоснование отправлено.
Что видит руководитель
После отправки руководитель может открыть объяснительную и увидеть:
- тип ситуации;
- автора;
- дату и время создания;
- текст причины;
- голосовое пояснение, если оно было прикреплено.
Это помогает разбирать нарушения спокойно, на фактах, а не только по формальному отклонению в учете времени.
Как понять, что объяснительная отправилась
Обычно после отправки:
- открывается экран успешной отправки;
- запись появляется в истории объяснений;
- руководитель получает возможность открыть ее в карточке сотрудника.
Если отправка не удалась, лучше не закрывать форму сразу, а проверить интернет и повторить действие.
Как писать понятные объяснительные
Хорошая практика:
- писать по делу;
- не уходить в слишком общие формулировки;
- не ограничиваться одним словом вроде
семейные обстоятельства; - по возможности указывать, почему ситуация произошла именно в этот день.
Например, вместо Опоздал из-за дороги лучше написать:
По дороге на работу произошла авария, движение было перекрыто, поэтому прибыл позже обычного на 35 минут.
Практический пример
Сотрудник задержался утром и пришел позже начала смены.
Он:
- открывает форму объяснения по опозданию;
- пишет, что произошло;
- при необходимости добавляет голосовое пояснение;
- отправляет объяснение руководителю.
После этого у руководителя сразу есть контекст, а не только факт отклонения во времени.