Практические материалы по запуску и развитию

Касса — это сервис для учета денежных операций внутри активности. Он помогает вести несколько касс, ограничивать доступ к ним по сотрудникам и хранить историю приходов, расходов, выдач и возвратов в одном месте.

Для чего нужен раздел

Сервис подходит для ситуаций, когда деньги двигаются не только через бухгалтерию, но и на уровне рабочих точек, смен, объектов или ответственных сотрудников.

Через кассу удобно контролировать:

• остаток по каждой кассе;
• приход денег;
• расходы на закупки, материалы или рабочие нужды;
• выдачу денег сотрудникам;
• возвраты;
• кто создал операцию;
• какие документы или фото приложены к операции.

Если в компании несколько объектов или отделов, можно создать отдельную кассу для каждого сценария и дать доступ только нужным сотрудникам.

Как устроены кассы

В активности может быть несколько касс. Например:

• Склад;
• Торговая точка;
• Смена администратора;
• Хозяйственные расходы;
• Объект №3.

У каждой кассы есть название и список сотрудников, которым разрешено с ней работать. Это позволяет не смешивать операции разных подразделений и не показывать кассу тем, кому она не нужна.

Как создать кассу

Шаг 1. Откройте сервис

Откройте раздел Касса в списке сервисов активности.

Если касс еще нет, система предложит создать первую кассу. Общая касса не создается автоматически: пользователь сам задает нужную структуру учета.

Шаг 2. Нажмите создание кассы

Нажмите кнопку создания новой кассы.

Шаг 3. Заполните название

Укажите понятное название кассы. Лучше выбирать название, по которому сразу понятно, где или для чего используется касса.

Например:

• Склад;
• Курьеры;
• Офисные расходы;
• Магазин на Ленина.

Шаг 4. Выберите сотрудников

Добавьте сотрудников, которым нужен доступ к этой кассе.

Обычно доступ дают:

• руководителю точки;
• ответственному за смену;
• сотруднику, который фактически вносит операции;
• администратору активности.

Если сотрудник не добавлен в доступ, он не должен видеть эту кассу и работать с ее операциями.

Шаг 5. Сохраните кассу

После сохранения касса появляется в списке выбора и становится доступна для операций.

Как выбрать кассу

На главном экране сервиса есть виджет текущей кассы. Через него можно открыть список касс, найти нужную кассу по названию и переключиться на нее.

После выбора кассы весь обзор, статистика и последние операции показываются именно по выбранной кассе.

Какие операции можно создавать

В кассе используются несколько типов операций:

• Приход — деньги поступили в кассу;
• Расход — деньги потрачены;
• Выдача — деньги выданы сотруднику;
• Возврат — сотрудник вернул деньги или часть суммы.

Тип операции выбирается при создании новой записи.

Как создать операцию

Шаг 1. Нажмите кнопку создания

На экране кассы нажмите кнопку +.

Откроется экран создания операции.

Шаг 2. Выберите тип операции

Выберите, что именно произошло:

• приход;
• расход;
• выдача;
• возврат.

Тип операции влияет на то, как сумма будет учтена в балансе и аналитике.

Шаг 3. Укажите сумму

Введите сумму операции. Лучше сразу указывать точную сумму без округлений, чтобы отчетность не расходилась с фактическими деньгами.

Шаг 4. Добавьте описание

Описание помогает понять смысл операции без дополнительных уточнений.

Хорошие примеры:

• Покупка расходников для склада;
• Выдача на доставку документов;
• Возврат остатка после закупки;
• Поступление наличных за смену.

Шаг 5. Выберите сотрудника, если операция с ним связана

Для выдач и возвратов обычно выбирают сотрудника. Так в истории будет понятно, кому выдали деньги или кто вернул остаток.

Шаг 6. Прикрепите материалы

К операции можно добавить:

• фото чека;
• файл;
• подтверждающий документ;
• другой материал, который объясняет операцию.

Это особенно важно для расходов и выдач, где позже может понадобиться подтверждение.

Шаг 7. Сохраните операцию

После сохранения операция появляется в последних операциях и в общем журнале.

Главный экран кассы

На главном экране показываются:

• выбранная касса;
• соотношение приходов и расходов;
• остаток;
• количество операций;
• суммы, выданные сотрудникам;
• возвраты;
• динамика операций за месяц;
• последние операции.

Блок последних операций показывает только свежие записи. Для полного списка используется отдельный журнал.

Журнал операций

Журнал содержит все операции по выбранной кассе.

В журнале можно:

• искать операции по описанию;
• фильтровать по типу;
• сортировать список;
• открывать карточку операции;
• выгружать данные в Excel.

Если у операции есть прикрепленные файлы или фото, это отображается в списке, чтобы сразу было видно наличие подтверждающих материалов.

Карточка операции

Карточка операции показывает подробности:

• тип операции;
• сумму;
• дату;
• описание;
• кассу;
• сотрудника, если он выбран;
• автора операции;
• прикрепленные файлы и фото;
• статус операции.

Если у пользователя есть право на отмену операций, в карточке доступно действие отмены.

Отмена операции

Операцию лучше не удалять из истории, а отменять. Так сохраняется контроль: видно, что запись была создана, а затем отменена.

Перед отменой система запрашивает подтверждение. Это защищает от случайных действий.

Экспорт в Excel

Журнал операций можно выгрузить в Excel. Такой файл удобно использовать для сверки, передачи бухгалтерии или внутреннего отчета по кассе.

Выгрузка особенно полезна, если нужно проверить:

• операции за период;
• расходы по конкретной кассе;
• выдачи сотрудникам;
• подтверждающие документы;
• общий остаток.

Права доступа

Работа с кассой управляется правами. Администратор может отдельно выдать доступ на:

• просмотр раздела;
• создание операций;
• создание касс;
• удаление касс;
• отмену операций.

Так можно дать рядовому сотруднику право создавать операции, но не разрешать удалять кассы или отменять чужие записи.

Практический совет

Создавайте кассы по реальным зонам ответственности. Если один сотрудник отвечает за склад, а другой за торговую точку, лучше вести две разные кассы. Так проще разбирать операции, сверять остатки и понимать, где возникла ошибка.